Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen bereits seit dem 1.1.2025. Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt: ab 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (2026), ab 1.1.2028 für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.x / Factur-X). ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF/A-3 mit eingebettetem konformem XML und zählt als E-Rechnung.

Muss ich schon heute etwas tun?

Ja. Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und maschinell verarbeiten können — dafür gibt es keine Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach genügt zum Empfang; eingehende XRechnungen/ZUGFeRD sollten geprüft und verarbeitet werden.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

E-Rechnungen sind 8 Jahre elektronisch und im strukturierten Originalformat aufzubewahren (GoBD). Ein Papierausdruck genügt nicht.

E-Rechnungspflicht 2025, 2027 & 2028 — Fristen, Betroffene, Ausnahmen

Rechtsgrundlage

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (27.03.2024) eingeführt und ist in § 14 und § 27 Abs. 38 UStG verankert. Die maßgeblichen Detailregelungen erläutert das Bundesministerium der Finanzen in seinen FAQ auf bundesfinanzministerium.de.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 — etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.x / Factur-X. Ein reines PDF ist keine E-Rechnung, sondern gilt als „sonstige Rechnung“. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem, konformem XML — und zählt damit als E-Rechnung.

Die Fristen im inländischen B2B

Seit 1.1.2025 — Empfangspflicht für alle

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und maschinell verarbeiten können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Zum reinen Empfang genügt bereits ein E-Mail-Postfach.

Phase 1 (1.1.2025 – 31.12.2026)

Der Vorrang der Papierrechnung entfällt; jedes Unternehmen darf E-Rechnungen versenden. Papier bleibt weiterhin erlaubt; PDF und sonstige elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers.

Phase 2 (1.1.2027 – 31.12.2027)

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit ≤ 800.000 € dürfen noch bis zum 31.12.2027 Papier bzw. PDF (mit Zustimmung) oder EDI nutzen.

Phase 3 (ab 1.1.2028)

Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. EDI ist nur noch zulässig, wenn sich daraus ein EN-16931-konformer Meldedatensatz extrahieren lässt.

Praxis-Hinweis: Empfangen müssen alle schon seit 2025. Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien zu prüfen und korrekt zu verarbeiten, ist damit bereits heute Pflichtthema — genau hier setzt unser kostenloser E-Rechnungs-Check an.

Wer ist betroffen?

Die Ausstellungspflicht betrifft Umsätze, bei denen Leistender und Empfänger im Inland ansässig sind und ein steuerbarer, steuerpflichtiger B2B-Umsatz vorliegt.

Ausnahmen von der Ausstellungspflicht

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
Fahrausweise (§ 34 UStDV)
Leistungen an Endverbraucher (B2C)
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfreie Umsätze

Aufbewahrung

E-Rechnungen sind 8 Jahre elektronisch im strukturierten Originalformat aufzubewahren (GoBD). Ein Papierausdruck genügt nicht.

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Zum E-Rechnungs-Check

Stand: Juni 2026. Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen; bei Detailfragen wenden Sie sich an das Bundesministerium der Finanzen (BMF) oder Ihre Steuerberatung.